Armar los partidos de un día a mano es escribirle a doscientas personas y anotar las respuestas en un papel. Una convocatoria da vuelta el orden: publicás una vez en el grupo, cada uno se anota por privado, y el sistema propone las canchas con todo eso sobre la mesa.
1 · Crear la convocatoria
Andá a Convocatorias → Nueva convocatoria. Primero te pregunta dos cosas: si es para partido o para clase, y si es nueva (juntar gente desde cero) o para completar (llenar lo que ya tenés armado). Para armar los partidos de un día elegí Partido y Nueva, y cargá:
- Día que se juega.
- Canchas libres por hora: a las 19 tenés dos, a las 20 tres, a las 21 una.
- Jugadores por partido y duración.
- Club y precio por jugador, si corresponde.
El mensaje para publicar lo redacta el sistema con eso. Podés editarlo.
Si lo que querés es llenar partidos o clases que ya existen y tienen lugar, es la otra opción: Completar.
Predeterminados
Casi todo lo de una convocatoria es igual todas las veces: cuántos juegan, cuánto dura, en qué club, si agrupa por categoría, si pide confirmación. Eso se carga una sola vez en el botón Predeterminados de Convocatorias, y cada convocatoria nueva nace así —la que creás en el panel y la que le pedís al asistente por WhatsApp—. Con los predeterminados cargados, al asistente le alcanza con el día y los horarios: "armame una convocatoria el jueves a las 11, 12:30 y 14".
El mismo botón está en Clases, con los de las clases y los partidos. Cambiarlos no toca lo que ya creaste; los recordatorios sí, porque se leen al mandarlos.
Por WhatsApp también: "¿con qué criterio armás las canchas?" te los muestra, y "de ahora en más que los partidos duren 60 minutos" los cambia.
2 · Publicar al grupo o a tu estado
La convocatoria se publica como un solo mensaje en el grupo de WhatsApp, con un link. El que quiere jugar toca el link y sigue por privado: ahí dice a qué horarios puede y con quién le gustaría jugar.
Esto es lo que hace que escale. El grupo es el megáfono; el privado es donde pasa la transacción. Nadie tiene que leer doscientos mensajes en el grupo para saber quién puede a las 20.
El link trae un código de cuatro caracteres. Si a alguien no le abre, puede mandar ese código por mensaje y el sistema entiende a qué convocatoria pertenece.
Al que todavía no conocés se le pueden pedir los datos que te hagan falta (nombre, nivel) en el mismo ida y vuelta, así queda cargado como contacto.
En tu estado de WhatsApp
Con la convocatoria abierta, Publicar en estado la sube como un estado de texto de tu número. Llega mucho más lejos que un grupo: la ven los contactos de tu agenda que también te tengan agendado, durante 24 horas, y el link les abre el mismo chat privado para anotarse.
- Antes de publicar te muestra el texto tal como se va a ver.
- Hasta 5 estados por día por número, porque cada uno le llega a toda tu agenda. Si la acabás de subir, no la repite.
- Por WhatsApp: "subí la convocatoria del sábado a mi estado". Cuando le pedís una convocatoria nueva, el asistente te ofrece subirla.
3 · Armar los partidos
El sistema propone el armado: agrupa la gente por ventana de nivel —los que pueden jugar entre sí— y usa la posición para desempatar cuando hay más de una combinación posible. Vos mirás la propuesta, cambiás lo que quieras y confirmás.
Si tenés el asistente por WhatsApp, la propuesta te llega sola:
- Primera propuesta: cuando alguna cancha cierra pareja y otras todavía no, te manda lo que hay y te pregunta si armás así o esperás a que se anote más gente. Si decís que sí, arma sólo las canchas que ya cierran: a esos jugadores les llega el aviso y la convocatoria sigue abierta para el resto. Lo que se anote después se reparte en las canchas que quedaron libres. Desde cuándo puede llegar lo elegís en cada convocatoria; en automático espera una parte del tiempo que hay (más cuanto más tiempo y más canchas).
- Cuando cierra parejo: todas las canchas completas y sin mezclar.
- Cuando la cerrás, o 24 horas antes del primer horario (lo cambiás en la convocatoria o en sus Predeterminados). Si la abriste con menos de un día de anticipación, te llega a mitad de camino.
Y cuando quieras, pedísela: "armame una propuesta con los que hay". Con la convocatoria abierta, el asistente arma de a partes: "armá sólo el de las 14". Si preferís cerrar todo como esté, decíselo: "armá todo así".
En el panel, Armar partidos abre el tablero: movés a la gente con dos clicks y Confirmar y avisar arma todo lo que ves. Si la convocatoria sigue abierta, el que se anote después queda sin lugar.
Recién al confirmar existen los partidos: se crean los horarios, las reservas y los avisos. Hasta ese momento no se le mandó nada a nadie.
Podés ajustar cuánto se puede mezclar (qué tan lejos de nivel se admite juntar) y cómo equilibrar la cancha.
Partidos mixtos
Cada persona tiene en su ficha el género y si juega partidos mixtos. El armado lo respeta así:
- No juego mixtos y Solo mixtos son firmes: esa persona nunca queda en una cancha donde no quiere jugar. Antes que eso, la cancha queda incompleta y se busca reemplazo.
- Prefiero no mixtos y Prefiero mixtos se respetan mientras se pueda. Si no hay forma, la cancha se arma igual y te la marca en amarillo.
- Un mixto es dos y dos. Tres hombres y una mujer (o al revés) se juega, pero también queda marcado.
Al que se anota por el link se le preguntan los dos datos si no los tiene cargados. Si nadie los cargó, el armado funciona igual que siempre.
4 · Los avisos
Al confirmar salen tres mensajes distintos, cada uno con su texto editable:
- El partido armado — a los que juegan: hora, cancha, con quiénes.
- "Quiere jugar con vos" — cuando alguien pidió a alguien en particular.
- El que queda sin lugar — a los que se anotaron y no entraron. Es el que más se olvida y el que más molesta cuando no llega.
Reusar un horario que se liberó
Si un partido se cae y el horario queda libre, armar de nuevo reemplaza en vez de duplicar: no te quedan dos partidos pisados en la misma cancha.
Completar partidos y clases que ya tenés
La convocatoria nueva junta gente para armar desde cero. La de completar es para lo que ya existe y tiene lugar: el partido al que le falta uno, la clase del jueves con dos lugares libres.
- Convocatorias → Nueva convocatoria, elegí Partido o Clase y Completar.
- Tildá los que querés llenar. La lista te muestra los de los próximos días a los que les falta gente.
- Elegí a quién le llega:
- Automática según cada sesión (la recomendada): la clase usa sus filtros de reemplazo y el partido, la categoría de los jugadores que ya tiene.
- Toda mi agenda.
- Según condiciones que elijo: categoría, etiquetas, lo que tengas cargado.
- Revisá el mensaje. Nombra la categoría ("Tenemos lugar para 5ta") para que el que lo lee sepa que es para él, y dice día, hora y club de cada lugar. Podés editarlo; el que usás siempre se deja en Predeterminados.
Después se publica con Publicar en estado, que respeta la segmentación: si completás un partido de 5ta y otro de 1ra, sube un estado por categoría y a cada uno le llega sólo el suyo. Publicar en un grupo también está, pero en un grupo lo ven todos.
Si una clase tiene buscar reemplazo prendido, esto sale solo cuando alguien avisa que no va. Armarla a mano sirve para los lugares que quedaron libres desde el principio.
El que toca el link escribe por privado. Si le falta algún dato con el que segmentás, se lo pregunta; después le ofrece sólo los lugares que le corresponden, y el primero que dice que sí queda anotado directo. Si se llenó justo, queda en lista de espera. En la convocatoria ves qué se está ofreciendo y quién se anotó, y se cierra sola cuando ya no queda lugar.
Por WhatsApp: "¿tengo lugares libres mañana?" y "convocá para llenar las de mañana". Te muestra qué clases y a quién le llega antes de subir nada.